档案编号是指 以字符形式赋予档案实体的一组代码,用于固定和反映档案的排列顺序,并作为存取档案的标记。它通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号等组成部分,具有唯一性、合理性和稳定性等特点。
档案编号的主要作用包括:
固定档案分类排列顺序:
通过档案编号,可以明确每一份档案在整个档案库中的具体位置,便于查找和管理。
统计和检索档案:
档案编号可以作为统计和检索档案的依据,提高档案利用的效率。
便于管理和检索:
档案编号有助于对档案进行科学分类和整理,方便用户快速找到所需档案。
此外,档案编号的编制需要遵循一定的原则,如唯一性原则、合理性原则和稳定性原则,以确保每个档案编号都能准确无误地标识一份档案。
总结来说,档案编号是档案管理中不可或缺的一部分,它通过一组特定的代码,实现了对档案的有序管理和高效检索。
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